Перейти к публикации

Технология работы службы приёма и размещения гостей

Ольга Травина
  • · 13 минут на чтение

СОДЕРЖАНИЕ:

Технология работы службы приёма и размещения гостей.jpg


4.1 Документация, необходимая для учета использования номерного фонда.

Кроме документов, которые передаются гостю, администратор заполняет документы внутреннего пользования. В автоматизированных гостиницах все эти документы формируются автоматически после внесения данных гостя при регистрации.

В гостиницах, где документация заполняется вручную, до сих пор основным документом учета использования номерного фонда является ведомость движения номерного фонда, представленная в Таблице 6.

С этим документом работает дежурный администратор при поселении гостей, так как в нем отражены все свободные места и номера. В первой части таблицы записаны места, которые были свободны к 00.00 ч текущих суток, в другой части администратор записывает места, освобождающиеся в течение текущих суток. Ведомость начинает заполнять один дежурный администратор в 00.00 ч, а заканчивает другой администратор в 24.00 ч тех же суток.

Таблица 6. Ведомость движения номерного фонда.
Номер комнаты Тариф Время освобо-ждения
Дата Час
Период оплаты Время занятия
Дата Час
Фамилия Имя Индекс поселения Доп. Места



Дежурный по этажу или заведующая секцией заполняют список проживающих на этаже (“шахматку”). Различные виды этого документа представлены Таблицами 7 и 8). По “шахматке” дежурная по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее проводить.

Таблица 7. Список проживающих на этаже (шахматка”), вариант 1
Список проживающих на этаже 2-19 января Дата заполнения 02.06.2001 г.
Номер палаты 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
201 Шульц Бельгия Завтрак
202
203 Выезд
204
205
206
207 Баранов РФ
208
209
Дежурный администратор Ольгина А. П.
Таблица 8. Список проживающих на этаже (шахматка”), вариант 2
Список проживающих на этаже 2
Дата заполнения 02.10.2000 г.
Дежурный администратор Синцева Е. П.
Номер комнаты Тариф Услуги Заезд Отъезд (предварительный) Индекс поселения Фамилия Страна Дата смены белья
201 500 Стирка 20.12 18.00 03.01 12.00 ИТ Берг Герм. 03.01
202 500
203 300 Побудка 5.00 28.12 16.00 02.01 6.00 ТП Пти-
Цына
РФ
204 300
205 300
206 500
207 500 02.01 14.00 06.01 12.00 ТП Баранов РФ 05.01
208 300
209


В некоторых случаях в номер может быть поставлена дополнительная кровать или раскладушка. Это происходит, когда в гостинице нет мест или, если туристы хотят жить в одном номере, а в гостинице нет свободных многоместных номеров. Дополнительную кровать ставят также для ребенка, если этого хочет гость. Оплата дополнительного места производится в размере 80 % от основного места в стандартном номере и 100% в номере высшей категории.

Предоставление дополнительной кровати – услуга, предоставляемая не во всех гостиницах. В гостиницах высокого класса есть номера с кроватями для детей или диваны в многокомнатных номерах.

В процессе проживания может возникнуть необходимость перемены номера. Это происходит по просьбе гостя, если ему чем-то не понравился номер, или по служебной необходимости: неполадки оборудования, которые невозможно быстро устранить и т. п.

При переводе гостя в другой номер следует оформить разрешение, сделать пометку в анкете и других документах о перемене номера. В том случае, если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счет на доплату, если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.

4.2 Виды расчетов с проживающими.
В гостиницах используют два вида расчетов - наличный и безналичный: перевод денег на счет гостиницы. В отелях высокого класса в качестве средства безналичного расчета принимаются кредитные карты. Такими картами расплачиваются индивидуальные туристы. В заявке на бронь указываются номер кредитной карты, название платежной системы и срок действия карты. Для расчетов с помощью таких карт в гостинице должно быть специальное оборудование: импринтер или электронный терминал.

Существуют карты - электронные ключи, которые одновременно являются и платежным средством во всех торговых точках гостиницы.

Кредитная карта - пластиковая карточка или пластина, применяемая клиентом банка или другого кредитно-финансового учреждения в рамках установленного лимита для заимствования наличных денег для покупки товаров и получения услуг в кредит. На ней указаны имя владельца, образец его подписи, присвоенный ему номер и срок действия карточки. Обычно информация о клиенте и номере его счета закодирована на магнитном носителе или в виде отверстий, выбитых в определенном порядке на пластине. При расчете по кредитной карте кассир гостиницы проверяет принадлежность карточки, а также наличие на счете необходимых денежных средств.

Примером использования кредитных карт в сфере обслуживания является Московская дисконтная система (МДС). Администрация МДС заключает договора с предприятиями, предоставляющими услуги. Предприятиями, которые работают в этой системе, могут быть гостиницы, туристские фирмы, рестораны, фирмы, сдающие в аренду автомобили и т. д. Клиент покупает “карту гостя” и тем самым обеспечивает себе скидки при оплате услуг. Карта гостя представляет собой пластиковую карту со сроком действия 1 год, в которой закодирована информация о клиенте, указана дата приобретения карты, есть образец подписи клиента.

Для оплаты по безналичному расчету могут быть использованы дорожные и именные чеки.

Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, поэтому клиент выбирает услуги в гостинице или в ресторане ровно на эту сумму. Получатель чека, т. е. гостиница, должен определить только подлинность чека, так как чековая компания, которая выписала дорожный чек, гарантирует оплату по нему, поскольку он уже оплачен клиентом. Дорожный чек не может быть передан другому лицу, но его можно обменять на наличные в любом банке.
Именные чеки выписывает гость на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда это необходимо. Для зачисления платежа по такому чеку на счет гостиницы требуется определенное время.

По данным мировых исследований:
1-е место занимает расчет по кредитным картам;
2-е - расчет по чекам;
3-е - расчет наличными.

В отелях за рубежом наличный расчет используется очень редко: в случае производственной необходимости и на короткое время. В России на 1-м месте находятся наличный расчет и перевод средств на расчетный счет гостиницы. Кредитные карты и чеки принимаются к оплате только в отелях высокого класса.

Оплата наличными избавляет гостиницу от неприятностей, если чек по каким-либо причинам не может быть оплачен банком. Система оплаты на базе пластиковых карт повышает престиж гостиницы, приближает ее к мировым стандартам и способствует привлечению кредито платежных клиентов

4.3 Правила расчета оплаты за проживание.
Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ” оплата за проживание производится в соответствии с единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени. Расчет оплаты за проживание начинают считать с 12 –ти часов той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда.

При проживании менее суток оплата взимается за целые сутки независимо от расчетного часа.

При задержке выезда не более чем на шесть часов после расчетного часа (с 12.00 до 17.59) взимается почасовая оплата, при задержке выезда в период с 18.00 до 23.59 взимается оплата за половину суток. При задержке выезда более чем на двенадцать часов, оплата взимается за сутки.

Согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ” исполнитель должен обеспечить предоставление льгот категориям лиц, имеющим право на получение льгот в соответствии с действующим законодательством. Перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг, должен размещаться в помещении службы приема в удобном для обозрения месте. Примеры расчета оплаты за проживание в гостинице приведены в Таблице 9.

Таблица 9. Пример расчета оплаты за проживание в гостинице.
Дата Время Дата Время Дата Время Дата Время Дата Время
Заезд 01.01 11.00 01.01 7.00 01.01 12.00 01.01 20.00 01.01 23.00
Выезд 02.01 10.00 03.01 8.00 03.01 15.00 03.01 20.00 03.01 1.00
количество оплачиваемых суток 1 сут 2 сут 3 сут Зч 2,5 сут 2 сут


В соответствии с “Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ” в случае, если гость проживает в гостинице менее суток, оплата производится за целые сутки.

Гость начинает оплачивать проживание с 12-ти часов 1 января, так как согласно “Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ” расчет оплаты начинается с 12-ти часов дня, единого расчетного часа, независимо от времени заезда гостя. Оплата производится до 12-ти часов 3 января. В данном случае гость должен оплатить за двое суток.

Оплата начинается с 12-ти часов 1 января и производится до 12-ти часов 3 января плюс почасовая оплата за 3 часа, с 12-ти до 15-ти часов, так как гость выезжает в промежуток с 12-ти до 18-ти часов.

Номер оплачивается с 12-ти часов 1 января и заканчивается в 24-е часа 3 января, так как гость выезжает в период с 18-ти до 24-х часов. В этот период оплата взимается за половину суток. В этом случае гость должен заплатить за 2,5 суток.

Оплата проживания производится с 12-ти часов 1 января до 12-ти часов 3 января. Гость выезжает в промежуток с 0 до 12-ти часов 3 января, поэтому оплата взимается за полные сутки.

Таблица 9. Примеры расчета оплаты за проживание в гостинице
Дата Время Дата Время Дата Время Дата Время Дата Время
Заезд 01.01 11.00 01.01 7.00 01.01 12.00 01.01 20.00 01.01 23.00
Выезд 02.01 10.00 03.01 8.00 03.01 15.00 03.01 20.00 03.01 1.00
Количество оплачиваемых суток 1 сут 2 сут 3 сут Зч 2,5 сут 2 сут

4.4 Автоматизированная обработка данных в службе приема и размещения.
Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях возможно только с применением новых технологий. Такие технологии предусматривают автоматизацию многих гостиничных процессов, в частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания при сокращении обслуживающего персонала. Обычным явлением становится совмещение профессий, что вызывает потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям.


Существенное повышение эффективности работы гостиниц дает выход в глобальную компьютерную сеть Интернет, который открывает неограниченные возможности в поиске деловых партнеров, налаживании взаимоотношений, рекламы и продвижения услуг, а также связи с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, снижая себестоимость услуг.

Необходимым является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая позволяет бронировать и резервировать места в гостинице в зависимости от потребностей гостей и имеющихся возможностей гостиницы.
Международная компьютерная сеть Интернет развивается столь стремительно, что ежегодно число ее участников и объем информационных ресурсов практически удваиваются. Не остается в стороне от этого туристический и гостиничный бизнес. Только в 1996 г. В Интернете появились тысячи самостоятельных разделов турагентств, гостиниц, авиакомпаний, десятки систем бронирования туристических услуг.

Открытие в Интернете систем бронирования гостиниц, авиабилетов и других составляющих тура позволяет клиентам самостоятельно организовать свой отдых, не прибегая к услугам агентств. Сегодня многомиллионная армия пользователей Интернета может не только просматривать и выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).

Создание собственной web-странички или специализированного сервера - наиболее эффективный способ электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится доступна всем, кто пользуется Интернетом.

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому запросу и встроенную подсистему для поиска сегментов с минимальными тарифами.

Поиск требуемого средства размещения можно выполнить по нескольким критериям: местоположению, названию, типу (гостиница, мотель, турбаза и пр.), принадлежности к гостиничной цепи, требуемому набору услуг и стоимости. Далее идет формирование запроса. Через минуту на экране появляется список отелей, из которого выбирается желаемый. На экране отображается фотография отеля, приводится его описание (расположение, наличие ресторанов, баров, оснащение номеров, порядок расчетов - всего свыше 20 информационных полей). Для бронирования необходимо заполнить анкету с указанием данных о клиенте, в том числе и номера кредитной карточки. Бронирование через Интернет происходит 24 ч в сутки в режиме реального времени, позволяет осуществлять мгновенное бронирование и подтверждение.


При всем многообразии форм представления гостиниц в Интернете схема заказа номера остается более или менее общей:

  • Поиск нужной гостиницы по ряду критериев (цена или расстояние до аэропорта и др.);
  • Подробное изучение правил работы с выбранной гостиницей (сроки бронирования и отказа от бронирования, комиссионные агентам и др.);
  • Заполнение формы бронирования (сроки проживания, имена клиентов и т. д.);
  • Получение либо подтверждения о приеме бронирования в обработку, либо подтверждения самого бронирования.

Принципиально отличается бронирование, сделанное на трех типах серверов: на сервере гостиницы или гостиничной цепочки, на сервере туроператора и на сервере центра резервирования.

Большинство серверов гостиниц или гостиничных цепочек ориентировано на прием бронирования от частных лиц, а не от турагентств и туроператоров, которые уже имеют отлаженную технологию взаимодействия с гостиницей. Предлагаемые на этих серверах цены немного ниже базового тарифа и не включают агентскую комиссию.

На серверах центра резервирования представлено значительно больше гостиниц. В зависимости от маркетинговой политики центра резервирования он может объединять как гостиницы отдельного региона, так и гостиницы всего мира. Кроме того, гостиница часто работает с несколькими центрами, что позволяет расширять ей круг потенциальных клиентов.

Среди российских центров резервирования можно отметить Web International, но на этом сервере отсутствует возможность просмотреть информацию о представляемых гостиницах.

Представленные на сервере туроператора гостиницы, как правило, относятся к тем городам и регионам, с которыми туроператор имеет устойчивые связи, позволяющие ему гарантировать размещение клиента.
Компьютеры широко используют в информационно-вычислительных центрах гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря и контроль поставок питания.

В гостинице должны быть установлены рабочие места для персонала, которые обеспечивают автоматизацию основных функциональных процессов.

Все автоматизированные рабочие места объединяются в локальную компьютерную сеть, которая организует взаимодействие между отделами, уменьшая время для обеспечения коммуникации, и позволяет эффективно наладить работу всей гостиницы.

Любая гостиница в процессе своей деятельности осуществляет ряд стандартных операций с документами: создание рекламы, отправку писем и запросов, оформление отчетов, сбор и анализ данных. Для накопления и хранения поступившей информации и обеспечения быстрого ее поиска используют системы управления базами данных.

Деятельность гостиницы регламентируется правилами, нормами и указами как федерального значения, так и местными. Для получения таких документов помогают программы “Консультант” и “Кодекс”. Для ведения бухгалтерского учета и всех финансовых операций рекомендуется использовать программу “1C Бухгалтерия”.

Необходимо автоматизировать и другие службы гостиницы: например, складское хозяйство - при помощи программ “Инфо-склад”, “Товар”. Существуют различные программы для автоматизации работы в ресторане.
В гостиницах России работают различные компьютерные системы управления: АСУ “Русский отель”, АСУ “Эдельвейс”.

В некоторых гостиницах работают системы, специально разработанные для этой гостиницы с учетом ее особенностей.

Преимущество АСУ “Эдельвейс” состоит в том, что эта система работает в операционной системе Windows, которая является современной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой работает “Русский отель”.
Технический уровень зарубежных систем резервирования значительно выше отечественных систем. Они более мобильны, многофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрированы в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre, Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank.

Во всех компьютерных системах можно:

  • Бронировать места и номера;
  • Следить за загрузкой номеров;
  • Регистрировать клиентов;
  • Вести картотеку гостей;
  • Производить расчеты;
  • Составлять финансовые отчеты.

Выполнение всех этих функций в автоматическом режиме значительно улучшает качество обслуживания гостей.

4.5 Использование электронных замковых систем.
Гостиницы высокого класса устанавливают в общественных и жилых помещениях электронную систему замков, которые могут быть открыты только электронным ключом. Такой ключ представляет собой пластиковую магнитную карту с индивидуальным кодом. Контроль использования осуществляется с центрального пульта. На магнитной карте закодированы время и даты обслуживания. При окончании срока или при неуплате в номер попасть невозможно без вмешательства персонала. Такая система электронных замков является показателем высокого уровня обслуживания в гостинице, и обеспечивает безопасность персонала и гостей.

Служба портье имеет следующее специальное оборудование:

  • Мини-терминал, который позволяет оперативно изготавливать электронные ключи-карты любого уровня, защищенные личным кодом;
  • Электронные ключи-карты, которые изготавливаются по специальной технологии, гарантирующей абсолютную точность и совместимость со считывающим устройством каждого замка. Материал, из которого изготовлены электронные ключи, не накапливает статическое электричество, не подвержен влиянию пыли и влажности, устойчив к механическим воздействиям;
  • Устройство кодировки электронного ключа, которое записывает вновь созданный код на новый электронный ключ;
  • Устройство передачи информации, используемое в качестве интерфейса между устройством кодировки и дверным замком в случае, если коды совпадают;
  • Система подтверждения электронного ключа, используемая для проверки действительности ключей.

Как только новый ключ, подготовленный службой регистрации, вставляется в соответствующий замок, код предыдущего ключа этого уровня автоматически отменяется. Украденные или потерянные ключи не могут быть использованы, если клиент об этом заявил своевременно.

Электронные ключи могут быть использованы в различных режимах работы, которые имеют условные наименования: клиент, горничная, прачка, комнатное обслуживание, мини-бар, инженерная служба, директор, авария, запасной ключ, одноразовый ключ.

Каждый гость получает ключ (режим “клиент”), код которого подходит только к замку его комнаты. У горничной, персонала прачечной, сотрудников, обслуживающих номера с мини-барами, есть ключи, закодированные для доступа только в те помещения, которые за ними закреплены.

Для сотрудников инженерно-технической службы специально программируется ключ того номера, на который имеется заявка.

У директора и администрации есть ключ, код которого позволяет открывать любое помещение гостиницы.

При необходимости используется режим работы ключа “авария”. Этот режим позволяет блокировать целые этажи или корпуса.

В случае прекращения подачи электроэнергии или во время профилактики компьютерной сети вновь прибывающим гостям выдается заранее запрограммированный ключ. Такие ключи должны храниться в сейфе гостиницы.

Для однократного доступа в номер выдается “одноразовый ключ”. Этот ключ откроет дверь только один раз

  • Нравится 1
  • 0
  • 536

0 комментариев

Рекомендованные комментарии

Нет комментариев для отображения



Гость
Добавить комментарий...

×   Вставлено в виде отформатированного текста.   Восстановить форматирование

  Разрешено не более 75 эмодзи.

×   Ваша ссылка была автоматически встроена.   Отобразить как ссылку

×   Ваш предыдущий контент был восстановлен.   Очистить редактор

×   Вы не можете вставить изображения напрямую. Загрузите или вставьте изображения по ссылке.


0
536
  • Нравится 1

Войти

У вас нет аккаунта? Регистрация

  • Не рекомендуется на общедоступных компьютерах
  • Забыли пароль?

  • Создать...